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Ausfahrten und Treffen » » Thema: Das SLK-Veranstaltungstool (SVT) wartet auf Euren Einsatz
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   lennon



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 Geschrieben am 14.07.2009 um 15:10 Uhr             [als Veranstaltung im Kalender eintragen]
[ Beitrag wurde zuletzt editiert von lennon am 14.07.2009 um 15:19 Uhr ]

Hallo liebe Veranstaltungsorganisatoren und –teilnehmer,

nach längerem Anlauf ist nun endlich unser SLK-Veranstaltungs-Tool (SVT) einsetzbar.

Damit können sich Teilnehmer jetzt sehr einfach für Veranstaltungen anmelden und die Organisatoren haben ein umfassendes und leicht bedienbares Werkzeug zur Eventverwaltung.

Alle Organisatoren sind herzlich eingeladen, diese Funktionen für Ihre Veranstaltungen zu nutzen und so die Teilnahme hier auf mbslk.de zentral und übersichtlich für die gesamte Community zu verwalten.

Für Anregungen, Verbesserungsvorschläge aber auch Kritik sind wir jederzeit offen.
Ansprechpartner hierzu und bei Fragen zur Bedienung sind Sven Kamm, Foxi und Lennon.


Viel Spaß mit dem SVT

Andy

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   lennon



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 Geschrieben am 14.07.2009 um 15:11 Uhr             [als Veranstaltung im Kalender eintragen]
Hier nochmals die Vorteile des SVT

+ einfachste Verwaltung für den Veranstalter: mit Bekanntgabe der Veranstaltung im Kalender ist auch die Anmeldeseite automatisch fertig
+ Anmeldung erfolgt mit wenigen Mausklicks
+ Anmeldung durch den Teilnehmer erfolgt direkt über den Kalendereintrag ohne Fremdver-linkung
+ Der Teilnehmer bestimmt, welche Daten er in Listen sichtbar haben möchte
+ Nachrichten des Teilnehmers an den Veranstalter können direkt der Anmeldung mitgegeben werden
+ Veranstalter kann entscheiden, ob ein gemeldeter Teilnehmer freigeschaltet wird (Kontrolle liegt von Anfang an beim Veranstalter), keine Spam-Anmeldungen in den Teilnehmerlisten
+ keine Administration des Systems nötig, jeder mbslk-User kann das System nutzen
+ Bilderverwaltung ist integriert und liegt voll in der Hand des Users (Teilnehmerbilder hochladen, ändern, löschen, Rechte)
+ ein Bild pro Teilnehmer
+ Daten liegen ausschliesslich und geschützt vor Fremdzugriff auf dem mbslk.de-Server
+ Komfortfunktionen sind integriert und für den Veranstalter im wesentlichen per Mausklick konfigurierbar:
* Wegbeschreibung
* Programmpunkte inklusive Kostenverwaltung
* Buchungs-Fax für das Hotel
* Anmeldebestätigung für die Organisatoren
* Rundmail an angemeldete Teilnehmer
* Rundmail an evtl. säumige Zahler

Vorerst ist die Anmeldung auf eingeloggte mbslk.de-User beschränkt. An Erweiterungen hierzu und in sonstigen Bereichen wird jedoch bei Bedarf noch gearbeitet.

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   lennon



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 Geschrieben am 14.07.2009 um 15:13 Uhr             [als Veranstaltung im Kalender eintragen]
[ Beitrag wurde zuletzt editiert von lennon am 14.07.2009 um 15:25 Uhr ]

Für Teilnehmer:

Mit 5 Klicks zur fertigen Anmeldung:

1. Veranstaltung aus dem Veranstaltungskalender aufrufen und die Beschreibung lesen
2. falls Anmeldung noch möglich, auf „bitte jetzt anmelden!“ klicken
3. Teilnahmedaten kontrollieren, bei mehrtägigen Veranstaltungen die Teilnahmetage wählen, die evtl. gewünschten Optionen (Auswahl für 0/1/2 Personen bzw. Fahrzeuge) aktivieren, den Haken bei „Ich habe die Teilnahmebedingungen gelesen & erkläre mich damit einverstanden“ setzen
4. die Schaltfläche „jetzt anmelden“ anklicken (unten rechts)
5. die folgende Kontrollseite mit „Ja - ich bin sicher!“ bestätigen

Daten wie Anschrift, Telefonnummern, Autokennzeichen, E-Mail-Adressen, etc. sind NUR für die Organisatoren der Veranstaltung sichtbar und werden nicht veröffentlicht.

Die bereits vorgegebenen Daten stammen aus Deinem Userprofil, bzw. aus Deinem Eintrag im Fahrerverzeichnis. Sollten diese Daten nicht mehr aktuell sein, würden wir uns freuen, wenn du diese bei Gelegenheit im Fahrerverzeichnis aktualisieren würdest.

Falls Du gerne mit einem Bild in den Teilnehmerlisten erscheinen würdest um Deinen Erkennungswert auf dem Event zu steigern, kannst Du bei der Anmeldung über „Durchsuchen…“ ein maximal 600x900 Pixel und 500kb grosses Bild von Dir hochladen. Mit dem Hochladen erklärst Du, dass Du die Rechte an dem Bild hast und es zur Veröffentlichung in den Teilnehmerlisten freigibst. Es kann jederzeit auf Deinen Antrag hin wieder entfernt werden

Falls Du Änderungen auf der Bestätigungsseite vornimmst musst Du unten rechts nochmals auf „jetzt anmelden“ klicken und die neue Kontrollseite bestätigen.

Falls Du ohne Auto teilnimmst, dann lösche bitte alle Angaben in den Feldern Fahrzeugtyp, -farbe und –kennzeichen. Kommst Du mit einem anderen Fahrzeug, so schreibe bitte zumindest die Art des Fahrzeugs in das Feld „Fahrzeugtyp“.

Kommst Du mit Partner/in zur Veranstaltung, dann ergänze bitte die entsprechenden Angaben oder schreibe zumindest eine entsprechende Bemerkung in das Feld „Name“. Wenn Du im Feld „Username (Forum)“ einen existierenden mbslk.de-Nicknamen einträgst, werden die entsprechenden Angaben automatisch ergänzt.

Wenn Deine Anmeldung freigeschaltet wurde, erhältst Du eine Benachrichtigung per Email und findest Dich auf der Teilnehmerliste wieder. Ab diesem Moment hast Du im eingeloggten Zustand Zugriff auf die detaillierte Teilnehmerliste, wo Du z.B. freigegebene Bilder der Teilnehmer und weitere Infos sehen kannst. Ausserdem kannst Du, falls vom Veranstalter so gewünscht, ein Hotelreservierungs-Fax bzw. eine Anmeldebestätigung aufrufen und ausdrucken.

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   lennon



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 Geschrieben am 14.07.2009 um 15:15 Uhr             [als Veranstaltung im Kalender eintragen]
[ Beitrag wurde zuletzt editiert von lennon am 15.07.2009 um 08:14 Uhr ]

Die Vorbereitungen für den Veranstalter:

Mit der Erstellung des Eintrags für den Veranstaltungskalender wird Deine Anmeldeseite für die Teilnehmer automatisch fertiggestellt und der Orga-Zugriff auf detaillierte Teilnehmerlisten, die Rundmailfunktionen und die Freischalt-, Editier- und Löschfunktion zur Teilnehmerverwaltung freigegeben. Die meisten dieser Arbeitschritte kennst Du schon vom bisherigen Kalendereintrag im Veranstaltungsbereich.

1. in der Veranstaltungsübersicht oben rechts auf „Termin eintragen“ klicken
2. einen aussagekräftigen Namen für Dein Event eintragen
3. (User-)Namen und Email-Adressen der Organisatoren eintragen
4. den Veranstaltungstermin mit Beginn und Ende eintragen (maximale Dauer 20 Tage)
5. die Kategorie auswählen (Ausfahrten/Stammtische/Sonstiges)
6. evt. das Anmeldelimit für Personen bzw. Fahrzeuge angeben
7. den Buchungsstatus angeben (nur bei „Noch Plätze frei! Bitte anmelden“ sehen die Interessenten das Anmeldeformular)
8. den Anmeldeschluss eintragen
9. die Veranstaltungsbeschreibung erstellen
HTML-Angaben sind erlaubt z.B.
<b>FETTDRUCK</b>
<u>UNTERSTRICHEN</u>
<a href=“http://LINKADRESSE><u>LINKTEXT</u></a>;
10. evtl. die Eventlocation angeben und die Kontaktdaten ergänzen
wenn Du bei Ort und Strasse etwas einträgst wird später ein Link zur Wegbeschreibung in der Veranstaltungsbeschreibung auftauchen,
wenn Du unter „Hotel-Fax“ etwas einträgst, wird später ein Link zu einem fertig erstellten Fax-Formular zur Hotelreservierung für die freigeschalteten Teilnehmer sichtbar sein
wenn Du unter „Orga-Kontakt“ etwas einträgst, wird später ein Link zu einer fertig erstellten Anmeldebestätigung für die freigeschalteten Teilnehmer aufrufbar, die Dir Deine Teilnehmer an den Orga-Kontakt senden können
11. den Textvorschlag für die Teilnahmebedingungen prüfen und bei Bedarf ändern oder ergänzen
12. bis zu 20 Eventoptionen eintragen
du hast die Wahl zwischen den Kategorien „Hotel/Ausflüge/sonstiges“ und der Zahlungsart „vor Ort“ bzw. „TNG vorab“
Trägst Du „TNG vorab“ ein, erhält die Orga Zugriff auf die „bezahlt/nicht bezahlt“-Editierfunktion über die Teilnehmerlisten
13. Falls Teilnahmegebühren vorab eingesammelt werden, solltest Du auch die Daten zum Event-Konto eintragen
14. unten rechts „Terminvorschau“ auswählen und „abschicken“ anklicken
15. die folgende Bestätigungsseite prüfen und die Daten evtl. ändern
16. unten rechts „Termin übermitteln“ auswählen und „abschicken“ anklicken
17. auf die Terminfreischaltung durch den Administrator und die folgenden vielen Anmel-dungen warten …

Die E-Mail-Adressen der Organisatoren sind im freigeschalteten Zustand der Veranstaltung nicht mehr sichtbar! Eine Kontaktaufnahme mit den Organisatoren erfolgt genau wie bei jedem User zum Schutz der E-Mail-Adressen ausschließlich über das Kontaktformular von mbslk.de.

Die Kontoverbindung (für das Einsammeln von Teilnehmergebühren) wird nur den angemeldeten und bestätigten Teilnehmern einer Veranstaltung angezeigt.

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   lennon



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 Geschrieben am 14.07.2009 um 15:17 Uhr             [als Veranstaltung im Kalender eintragen]
[ Beitrag wurde zuletzt editiert von lennon am 14.07.2009 um 15:27 Uhr ]

Die Funktionen für die Veranstaltungsorganisatoren:

Mit Freischaltung der Veranstaltung habt Ihr in eingeloggtem Zustand Zugriff auf detaillierte Teilnehmerlisten, die Rundmailfunktionen und die Freischalt-, Editier- und Löschfunktion zur Teilnehmerverwaltung.

Ihr werdet per Email benachrichtigt, wenn ein Teilnehmer die Freischaltung zu Veranstaltungsteilnahme beantragt. Mit dem Link in der Email kommt Ihr direkt zur Freischaltseite und könnt dort den entsprechenden Teilnehmer
a. durch Klick auf das Symbol mit dem Häkchen zur Teilnahme freischalten
b. durch Anklicken des Stift-Symbols editieren
c. mit dem Kreuz-Symbol von der Teilnahme ausschliessen

Diese Aktionen müssen jeweils nochmals von Euch bestätigt werden.

Bei Freischaltung eines Teilnehmers erhält dieser und alle Organisatoren eine Email-Nachricht

Die Freischaltseite könnt Ihr auch über den Link „EVENT-Orga“ rechts in der Menüleiste erreichen

Die Editier- und Löschfunktion steht Euch auch über die Teilnehmerlisten zur Verfügung.

Die Teilnehmerlisten sind nur für die jeweilige Veranstaltungs-Orga in erweitertem Umfang sichtbar. Ihr seid verpflichtet mit den Daten sorgsam umzugehen und sie nur zur Organisation Eurer Veranstaltung zu verwenden.

Sind Teilnahmegebühren fällig, so seht Ihr dort auch die Symbole für die „bezahlt/nicht bezahlt“-Editierfunktion und die berechnete Summe aller Kosten der Optionen.

Die Rundmailfunktion an alle Teilnehmer steht Euch für Nachrichten an die freigeschalteten Teilnehmer zu Verfügung. Ihr könnt dort den Mailverteiler abändern und den Textvorschlag nach Euren eigenen Vorstellungen anpassen

Die Rundmailfunktion an säumige Zahler steht Euch nur zur Verfügung, wenn Teilnehmergebühren vorab eingesammelt werden sollen und dies in der Eventbeschreibung so vermerkt war. Auch hier können Mailverteiler und Textvorschlag verändert werden.

Rundmails gehen als Kopie auch an alle Organisatoren.

nachträgliche Änderungen am Kalendereintrag können wie bisher über eine Nachricht an Sven Kamm, Foxi oder Lennon beantragt werden

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   Holger

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 Geschrieben am 14.07.2009 um 15:28 Uhr             [als Veranstaltung im Kalender eintragen]
Gude lennon,

kannst du das nochmal als PDF oder so zusammenfassen? Nach dem dritten Teil hatte ich den ersten schon wieder vergessen

Danke
Holger

--
SLK 200 K, BJ 07/00, >120Tkm, Erstbesitzer

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   lennon



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 Geschrieben am 14.07.2009 um 15:31 Uhr             [als Veranstaltung im Kalender eintragen]
Servus Holger,

das pdf gebe ich an Sven, sobald die ersten Reaktionen eingelaufen sind. Vielleicht sind noch ein paar Formulierungen unklar oder einige andere Hilfestellungen zu beschreiben.


schöne Grüsse

Andy

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   SLK172

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 Geschrieben am 14.07.2009 um 16:18 Uhr             [als Veranstaltung im Kalender eintragen]
Hallo Andy,

gute Sache, und so wie ich das sehe ist jetzt auch das Problem mit der früher etwas irreführenden Formulierung "Du kannst die Resvervierung jetzt selbst im Hotel vornehmen" (oder so ähnlich) vom Spring Break gelöst, denn dieser Satz taucht nicht mehr auf, richtig?

Gruß und danke für eure Mühe, das war sicher ein ganzes Stück Arbeit!

Guido

--
*** SLK280 schwarz/schwarz ***

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   lennon



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 Geschrieben am 14.07.2009 um 16:22 Uhr             [als Veranstaltung im Kalender eintragen]
Servus Guido,

Der "Hotel-Reservierungs"-Satz kommt nur noch dann, wenn die Orga einen Eintrag im Feld "Hotel-Fax" gemacht hat.

Wenn eine Anmeldebestätigung für die Organisatoren gefordert wird, ist ein Eintrag unter "Orga-Kontakt" (Fax-Nummer und/oder Postanschrift bzw. Mailadresse) nötig - das siehst Du z.B. beim Adventstreffen


schöne Grüsse

Andy




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   Bärnd

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 Geschrieben am 14.07.2009 um 19:08 Uhr             [als Veranstaltung im Kalender eintragen]
iGude,

das sieht doch alles jetzt sehr professionell aus! Ich werd es mal testen und dann kann ich ja gleich SLKon2 Wheels drüber abwickeln. Jedenfalls Danke an alle, die sich damit viel Arbeit gemacht haben!

--
Viele Grüße, Bernd
*** wir sind im Auftrag des Bembels unterwegs ***
Bembel-Gäng featuring Beta-Blockers on Tour

http://www.mbslk-event-2009.de

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